Die ultimative Checkliste für Ihre Firmenweihnachtsfeier

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Die Weihnachtsfeier der Firma ist eines der Highlights des Geschäftsjahres. Nicht nur die Kollegen werden mit der Weihnachtsfeier für ihr ganzjähriges Engagement belohnt und gefeiert. Das Event bietet auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, Geschäftsbeziehungen zu vertiefen und einen guten Eindruck vor potenziellen neuen Partnern zu machen – wenn sie denn gelingt. Damit Ihre Firmenweihnachtsfeier ein sagenhafter Erfolg wird, haben wir eine umfassende Checkliste für die Planung des Festes für Sie zusammengestellt.

Je nach Umfang und Anspruch an die Feier sollten Sie überlegen, ob Sie eine Agentur oder einen professionellen Partyplaner ans Werk lassen. Etwa dann, wenn die Weihnachtsfeier nicht nur gelingen muss, sondern auch außergewöhnlich werden soll. Ist diese Entscheidung gefallen, geht es an die eigentliche Planung und damit zuerst an diverse organisatorische Angelegenheiten.

Schritt 1: Teilnehmerkreis festlegen

Legen Sie zuerst fest, wer überhaupt zur Weihnachtsfeier eingeladen wird. Denn die festgelegte Gästeliste ist der Grundstein der weiteren Planung. Berücksichtigen Sie dabei folgende Fragen:

  • Dürfen die Kollegen und Geschäftspartner in Begleitung kommen? Sind auch Kinder erlaubt?
  • Wie sieht es mit Kunden der Firma aus?
  • Möchten Sie auch ehemalige Kollegen und frühere Geschäftspartner einladen?
  • Welche potenziellen neuen Partner sollten eine Einladung bekommen?
  • Wie wichtig ist welche Art von Prominenz – und wie steht es um die entsprechenden Kontakte?
  • Welche strategischen Schachzüge könnten Sie außerdem hinsichtlich der Einladung spielen?
Weihnachtsfeier Checkliste
Oft lohnt es sich, die Weihnachtsfeier in größerer Runde zu planen. ©iStock/filadendron

Schritt 2: Budget kalkulieren

Nachdem der Teilnehmerkreis definiert wurde, kann das Pro-Kopf-Budget berechnet werden. Wichtig ist hier wie auch im Büroalltag: Setzen Sie das Budget nicht zu niedrig an. Gerade wenn (potenzielle) Geschäftspartner auf der Gästeliste stehen, sollte die Weihnachtsfeier etwas mehr hermachen, um die Firma in einem guten Licht erscheinen zu lassen. Außerdem ist ein finanzieller Puffer für Notfälle wichtig. Entscheiden Sie sich für ein externes Unternehmen, das die Weihnachtsfeier plant, vergleichen Sie Preise und kalkulieren Sie die Kosten mit in das Budget ein.

Schritt 3: Termin finden

Versuchen Sie die Feier möglichst in eine stressfreie Zeit zu legen. In vielen Unternehmen gehört gerade die Vorweihnachtszeit zu den hektischeren Phasen des Jahres. Probieren Sie deshalb, den Termin möglichst frühzeitig festzulegen und entsprechend Luft für die Feier zu lassen. Ein paar Tipps zur Wahl des Wochentags: Wochenenden und Feiertage sind tabu. Sonst hagelt es Absagen, da die Mitarbeiter diese Tage lieber für Freizeit, Familie und Freunde nutzen. Der Donnerstag wird traditionell gern gesehen – besonders, wenn der Freitag danach nicht allzu hektisch wird. Wer die Feier auf einen Freitag legt, sollte für angemessene Party-Atmosphäre sorgen.

Schritt 4: Rahmen festlegen

Planen Sie eine elegante Dinner-Party oder trumpfen Sie mit einem ausgefallenen Motto auf? Überlegen Sie sich gut, welche Art von Feier Sie sich wünschen, die nicht nur Ihren Angestellten oder Kollegen gefällt, sondern auch das Unternehmen repräsentiert und den Geschäftspartnern zusagt. Hierzu gehört auch, dass Sie den Dresscode für die Feier festlegen. Laden Sie auch die Kinder der Gäste ein, sorgen Sie außerdem für ein entsprechendes Kinderprogramm.

Schritt 5: Location buchen

Die Weihnachtsfeier steht und fällt mit der Wahl der Location. Den Ort sollten Sie jedoch erst festlegen, wenn die ersten vier Schritte abgeschlossen sind. Budget und Rahmen sind hierbei von entscheidender Bedeutung. Wer Geld sparen möchte und passende Räumlichkeiten zur Verfügung hat, kann einfach im Büro feiern. Möchten Sie Ihren Gästen allerdings etwas Besonderes und den Mitarbeitern vor allem Ablenkung vom Büroalltag bieten, sind ein Restaurant oder eine Eventlocation die bessere Wahl.

Je nachdem, wo die Weihnachtsfeier stattfindet, ist es unter Umständen sinnvoll, Mitfahrgelegenheiten und Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Auch Fragen der technischen Ausstattung sollten geklärt werden – etwa ob eine gute Musikanlage zur Verfügung steht oder unter Umständen Platz für eine Band ist.

Soll die Feier in einem Restaurant stattfinden? Hier ist die Entscheidung: Gemütlich, elegant oder extravagant? ©gregory_lee/ iStock

Schritt 6: Catering

Location-Suche und Catering gehen Hand in Hand. Prüfen Sie zunächst, ob es in der Wunsch-Location eine hauseigene Gastronomie oder einen Catering-Partner gibt und diese/r zu Ihren Vorstellungen passt. Überlegen Sie sich gut, welche Art von Speisen Sie wünschen: klassisch oder exotisch, bodenständig oder Gourmet, Buffet oder à la carte. Bei der Wahl der Speisen sollten zudem kulinarische Vorlieben und etwaige Unverträglichkeiten der Gäste abgefragt werden. Außerdem sollten Sie entscheiden, welche Art von Freigetränken Sie zur Auswahl stellen. Kommt das Catering nicht mit der Location, vergleichen Sie die Preise verschiedener infrage kommender Anbieter.

Schritt 7: Programm

Je nach Rahmen oder Motto gibt es sicher diverse Programmpunkte, die geplant werden wollen. Überlegen Sie sich gut, ob Sie eine Live-Band engagieren möchten, ob es andere Formen von Entertainment geben oder vielleicht jemand durch den Abend führen soll. Eventuell ergibt sich das bereits aus dem Motto. Je nach Veranstaltung sollte es später am Abend Möglichkeiten zum Tanzen geben, entsprechend muss also für Musik gesorgt werden. Ist die Weihnachtsfeier gleichzeitig ein Team-Event sollte auch das vorher gut durchdacht und gebucht werden. Gleiches gilt für kleinere Programmpunkte oder Events im Rahmen der Weihnachtsfeier. Gibt es Reden, die gehalten werden wollen? Informieren Sie die entsprechenden Personen frühzeitig.

Schritt 8: Einladungen verschicken

Sind die Schritte eins bis sieben erledigt? Dann ist Zeit für die Einladungskarten zur Weihnachtsfeier. Die Karte sollte alle wichtigen Informationen über Uhrzeit, Anfahrt, Programm und Dresscode enthalten. Wird die Feier gemütlich rustikal, eine moderne Party oder ein edles Dinner? Der Stil Ihrer Karte sollte den ersten Hinweise geben.

Tipp: Sie sind noch auf der Suche nach der perfekten Einladungskarte für Ihre Weihnachtsfeier? Hier finden Sie Inspiration.

Schritt 9: Dekoration

Sie wünschen sich einen besonderen Rahmen mit extravaganter Deko? Oder sollen es einfach edle Kerzen und Blumen auf den Tischen sein? Welche Dekoration sich auch für Ihr Event eignet, auch diese möchte geplant werden. Überlegen Sie, was genau Ihre Location zur perfekten Kulisse für Ihre Firmenweihnachtsfeier macht und delegieren Sie die Dekoration an Mitarbeiter, die Location selbst oder externe Dekorateure.

Alle Schritte auf der Checkliste erledigt? Dann wünschen wir Ihnen eine wunderbare Weihnachtsfeier!

Headerbild: ©skynesher/ iStock